[Khái niệm] Chi phí hợp lý là gì? Các thông tin liên quan tới chi phí hợp lý

Là một kế toán viên, chi phí hợp lý có lẽ là một khái niệm quen thuộc. Thế nhưng, nếu như là người ngoài ngành thì chi phí hợp lý là gì? Khái niệm nay được giải thích ra sao? Có tiêu chuẩn nào để xác định chi phí là hợp lý hay không? Cùng tìm hiểu về chi phí hợp lý là gì qua bài viết dưới đây nhé!

1. Giải đáp cho câu hỏi “Chi phí hợp lý là gì?”

Với các kế toán viên, đặc biệt là kế toán doanh nghiệp thì việc làm quen với khái niệm chi phí hợp lý được xem là điều rất cần thiết. Bởi các loại chi phí khác nhau sẽ có sự ảnh hưởng và tác động tới việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán cũng như tính toán sổ sách thu , chi của doanh nghiệp.

Chi phí hợp lý là một khái niệm, mà nếu giải thích thì đây có thể hiểu là loại chi phí được trừ khi kế toán thực hiện việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Một cách đơn giản thì trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, các doanh nghiệp sẽ mất các chi phí như chi phí thuê địa điểm văn phòng, chi phí cho việc mua các vật dụng văn phòng phẩm, máy tính, máy in, thuê nhân viên,... Đây sẽ là các chi phí được xem là chi phí hợp lý khi thỏa mãn được các điều kiện dựa theo quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Chi phí hợp lý là gì?

Những điều kiện để chi phí được tính là chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật, cụ thể là Thông tư số 96/2015/TT-BTC như sau:

- Các khoản chi thực tế có sự phát sinh liên quan trực tiếp tới các hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp.

- Các khoản chi có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ hợp pháp đúng theo quy định.

- Các khoản chi có các hóa đơn mua hàng, sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). Thêm vào đó là chứng từ dùng để chứng minh cho việc thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Đây là 3 điều kiện cơ bản để có thể xác định xem chi phí đó là chi phí hợp lý hay không. Việc xác định đúng các khoản chi phí hợp lý hay không sẽ giúp cho kế toán có thể thực hiện được các nghiệp vụ cơ bản của mình. 

Một cách cụ thể thì ta có thể xác định chi phí hợp lý như sau:

Chi phí hợp lý = Chi phí kế toán trên báo cáo tài chính (+/-) Các khoản chi phí điều chỉnh do sự khác biệt giữa thuế và kế toán.

Điều kiện xác định

Một số lưu ý các bạn cần nắm bắt với việc tính chi phí hợp lý như sau:

- Khi chi phí hợp lý hay chi phí được trừ nhỏ hơn chi phí kế toán thì chúng ta sẽ cần phải giảm chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này sẽ đồng nghĩa với việc bạn cần phải điều chỉnh việc tăng về lợi nhuận kế toán trước khi tính thuế. 

- Trường hợp chi phí hợp lý (chi phí được khấu trừ) lớn hơn so với chi phí kế toán thì bạn cần tăng chi phí kế toán để có thể tính được chi phí hợp lý. Điều này tức là bạn sẽ cần phải giảm đi chi phí của lợi nhuận kế toán trước thuế.

2. Những khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý

Ở trên ta có nói đến 3 điều kiện để xác định các loại chi phí có phải là chi phí hợp lý hay không. Đó sẽ là những thông tin mang tính tiên quyết để bạn có thể biết được một cách chính xác về chi phí hợp lý trong các khoản chi phí mà doanh nghiệp phát sinh. 

Chi phí không được xem là chi phí hợp lý

Tuy nhiên, một thực tế dễ dàng nhận thấy được rằng không phải ta có thể xác định một cách chính xác nhất về các chi phí có sự liên quan trực tiếp tới những hoạt động sản xuất của doanh nghiệp ra sao. Vì vậy, sự ra đời của danh sách các nhóm chi phí không phải là chi phí hợp lý hay không được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp được xem là một điều cần thiết. 

Danh sách các loại chi phí không được tính là chi phí hợp lý này được quy định dựa trên Điều số 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC và dược sửa đổi theo Điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Điều 3 của Thông tư số 25/2018/TT-BTC.

2.1. Chi phí liên quan tới các tài sản cố định

Đối với các tài sản cố định, bạn cần lưu ý tới 2 điểm sau:

- Thứ nhất, chỉ những chi phí khấu hao mới được tính vào trong báo cáo tài chính. Vì thế, khi thực hiện việc điều chỉnh các chi phí được trừ thì sẽ chỉ được tính với phần chi phí khấu hao mà thôi, không được phép sửa đổi nguyên giá của các tài sản cố định.

Liên quan tới tài sản cố định

- Thứ hai, thời gian khấu hao được xem là điểm khác biệt giữa nghiệp vụ kế toán và thuế. Do vậy, điều này sẽ ảnh hưởng và dẫn tới sự chênh lệch trong việc tính chi phí khấu hao của kỳ giữa kế toán và thuế.

Các bạn cần cập nhật những thông tin, quy định liên quan tới việc tính thời gian khấu hao này để việc tính chi phí được chính xác và cụ thể nhất.

2.2. Chi phí liên quan tới tiền lương và tiền công

Nhân viên là điều bắt buộc cần phải có ở các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Vì thế, chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công sẽ là các chi phí phát sinh của tất cả các công ty và doanh nghiệp.

Với những loại chi phí liên quan tới tiền lương và tiền công không được coi là chi phí hợp lý hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp có thể xếp vào 3 loại như sau:

- Loại chi phí về lương, thưởng hay các phụ cấp,... không được quy định hay thể hiện một cách cụ thể, rõ ràng tại hợp đồng lao động hay quy chế về tài chính,...

- Các loại chi phí phát sinh nhưng lại chưa thực sự chi trả vào thời điểm thực hiện việc quyết toán.

Liên quan đến tiền công

- Các chi phí bị vượt mức khoán được quy định như các loại tiền mua văn phòng phẩm, chi phí công tác, trợ cấp,...

2.3. Chi phí liên quan đến các chi phí lãi vay

Chi phí không được tính là chi phí hợp lý trong trường hợp liên quan tới các loại chi phí lãi vay sẽ thường rơi vào trong trường hợp như sau: Công ty, doanh nghiệp chưa thực hiện việc góp đủ số vốn điều lệ theo tiến độ của thời gian. Vì thế, chi phí lãi vay trong trường hợp này sẽ không được coi là chi phí hợp lý và sẽ không được thực hiện việc khấu trừ trong khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu rơi vào trường hợp này, với vai trò là kế toán thì bạn cần lưu ý trong quá trình tính ra được số chi phí lãi vay không được thực hiện việc khấu trừ.

2.4. Chi phí liên quan đến sự chênh lệch về tỷ giá

Đối với việc chênh lệch tỷ giá sẽ được chia thành 2 trường hợp cụ thể như sau:

- Trường hợp 1 là sự chênh lệch tỷ giá đã được thực hiện ở trong kỳ: Trường hợp này sẽ không có sự chênh lệch trong quy định về cách ghi nhận giữa nghiệp vụ kế toán và thuế. Vì thế, việc phát sinh để thực hiện điều chỉnh là không có. Vì thế, lợi nhuận kế toán sẽ được tính bằng lợi nhuận thuế.

Chênh lệch tỷ giá

- Trường hợp 2 là sự chênh lệch tỷ giá chưa được thực hiện trong kỳ: Với trường hợp này lại được chia thành 2 loại khác nhau:

+ Loại 1: Chi phí phát sinh từ các khoản phải trả có gốc là ngoại tệ. Với loại này cũng không có các quy định về cách ghi nhận giữa kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh điều chỉnh cũng không có, lợi nhuận thuế và lợi nhuận kế toán sẽ có giá trị bằng nhau.

+ Loại 2: Chi phí từ các mục tiền tệ và khoản thu có gốc ngoại tệ: Dựa trên các quy định về thuế của lãi/lỗ thì sẽ không cần phải chịu thuế vì thế sẽ có sự chênh lệch cũng như khác biệt trong kế toán và thuế. Do vậy, việc điều chỉnh là rất cần thiết.

2.5. Các loại chi phí khác 

Những chi phí này có thể là các loại chi phí như sau:

- Các loại chi phí dịch vụ như thuế văn phòng,...nhưng không có hóa đơn, chứng từ cụ thể.

- Các chi phí mua đồ dùng văn phòng nhưng không có hóa đơn hợp lệ theo quy định.

Chi phí khác

- Các khoản chi phí về dự phòng tổn thất tài sản, khoản nợ nhưng khó đòi và không được trích lập như theo quy định.

- Các loại chi phí dùng cho việc tài trợ nhưng không đúng với quy định.

Đây là 5 loại chi phí không được xem là chi phí hợp lý. Các bạn cần nắm chắc để có thể thực hiện việc tính toán một cách chính xác nhất cho doanh nghiệp trong quá trình tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin chi tiết về chi phí hợp lý. Mong rằng, qua bài viết này, các bạn đã hiểu được chi phí hợp lý là gì và những thông tin quan trọng liên quan tới loại chi phí này để thực hiện tốt công việc của mình.